M&M: ¿Lista de invitados o menú?

M&M no es una abreviatura que tenga nada que ver con Management, Merge o cualquier otro vocablo relacionado con la actividad empresarial, sino que se refiere simple y llanamente a los caramelos de esa marca.

Voy a escribir sobre reuniones de trabajo pero voy a apalancarme en el anuncio de estos caramelos que están emitiendo en televisión. Dos M&M corriendo a contra cinta en un supermercado, tratan de huir de una cajera. Cuando han sido capturados y se encuentran en las bolsas de la compra, el más optimista mira al ticket de caja y le dice a su compañero “mira estamos en la lista de invitados” y el compañero sarcásticamente le aclara que es el menú.

Viéndolo me ha venido a la cabeza la analogía con algunas reuniones donde alguno de los participantes se cree que está en la lista de invitados, pero que realmente va a ser carnaza para éstos.

Las reuniones tienen la tendencia natural a ser bastante inútiles, aunque el organizador las convoque con la mejor voluntad, por lo que si no se pone cuidado a la hora de organizarlas está garantizada la pérdida de tiempo.

Quien la convoca tiene que hacerlo: para tomar una decisión, para discutir un tema o para informar; y no tiene que hacerlo para su lucimiento personal o para sentirse importante. Así, decidir no es discutir, ni discutir es informar, ni por supuesto informar es tomar decisiones.

La reunión se debe conducir procurando que los participantes se sientan cómodos y estén tranquilos, para que en ese entorno den lo mejor de ellos mismos. Del mismo modo, el conductor debe evitar escenificar desencuentros, descalificar a quien opine y cobrarse deudas pendientes.

En el libro “No abras los ojos” de John Verdon  me encontré un párrafo que hacía referencia a una reunión de trabajo en una comisaria en la que uno de los participantes, a la salida, perfila a los asistentes:

“No ha ido mal. Un público variopinto: todos los tipos básicos. Siempre está el grupo cauto, los que esperan y observan, los que creen en decir lo menos posible. Los pragmáticos, que quieren saber exactamente cómo pueden usar toda la información que les das. Los minimalistas, que quieren saber lo menos posible, implicarse lo menos posible, hacer lo menos posible. Los cínicos, que quieren demostrar que cualquier idea que no se les ha ocurrido a ellos antes es una estupidez. Y, por supuesto, el grupo «positivo», que es probablemente el más numeroso, los que quieren aprender todo lo que puedan, ver más claramente, convertirse en mejores”.

 Posiblemente falte algún perfil y quizás algunos de ellos se podrían definir de otra manera, pero en casi todos las reuniones se encuentran casi todos.

Los cautos no deberían estar, porque las reuniones deben ser participativas y todo aquel que es convocado debe participar. Sí, ya sé que hay reuniones en las que el número de participantes imposibilita una dinámica correcta, pero si el número de participantes fuese el correcto y el conductor diese pie a ello, las actitudes cautas serían improductivas y descalificarían al sujeto para estar allí y posiblemente darían muchas pistas sobre su compromiso.

No esta mal el pragmatismo cuando es activo, pero cuando se trata de tomar al dictado lo que allí se habla, se queda un poco corto por la falta de aportación de ideas. Cuando esto sucede, ese perfil es prescindible porque con unas buenas minutas después de la reunion conseguiría, la concreción que pide.

Los minimalistas abundan, porque hay mucha gente que se siente importante cuando es parte de un comité o es invitada a una reunión de nivel, pero son conscientes que no es su lugar natural e intentan salir ilesos.

 Hay gente que se ve también abocada a asistir en representación de alguien y en esos casos, su actitud suele ser también minimalistas. En este sentido, yo nunca he sido partidario de las sustituciones y he preferido que alguien faltase a una reunión antes de enviar a un sustituto, además de que nunca he entendido ni aceptado las ausencias frecuentes. Por último hay gente que no pinta nada, que está allí por una concesión a la galería del conductor, debido a esos argumentos blandengues que se suelen utilizar en las empresas para contentar a alguien o por evitar posibles agravios comparativos.

Los que sí suelen abundar son los cínicos, si el conductor lo permite (quizás cuando él es uno de ellos), y son la nota discordante porque son auténticamente nefastos ya que a diferencia de las categorías anteriores, que simplemente gastaban café y oxígeno, éstos son contraproducentes para la marcha de la reunión.

En la reunión de la comisaria que he citado, la mayoría eran positivos y por eso el protagonista se iba contento. Lo ideal es que todos los participantes fuesen positivos y además pienso que es posible conseguirlo, cuando los participantes en número y criterio son correctamente elegidos. Además, el conductor se debe centrar en conseguir los objetivos de la reunión mediante la creación de un entorno participativo y cómodo.

Para finalizar, la ideas principales son las siguientes:

– No hagamos ni una sola reunión por encima de las estrictamente necesarias.

– Convoquemos a quienes pueden y están dispuestos a aportar, prescindiendo del resto.

– No conduzcamos desde arrogancia, la infalibilidad y la autoridad.

– Creemos un entorno participativo pero ordenado, donde no se saldan deudas ni se hace escarnio público.

Con todo esto, posiblemente la reunión sea productiva. No obstante, ante la duda, nos damos mus y pasamos de convocar la reunión, seguro que no pasa nada.

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